毕业生档案管理办法.doc

毕业生档案管理办法(修订)随着我院办学规模不断扩大,办学类型逐步增加,毕业生人数逐年增多,毕业生的档案管理工作日益繁重,为了更好地把毕业生档案管理工作做好,根据上级主管部门要求及我院实际,特制定本办法。一、档案整理1、提供档案材料的部门应在6月底前把

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毕业生档案管理办法

  

(修订)

  

随着我院办学规模不断扩大,办学类型逐步增加,毕业生人数逐年增多,毕业生的档案管理工作日益繁重,为了更好地把毕业生档案管理工作做好,根据上级主管部门要求及我院实际,特制定本办法。

  

一、档案整理

  

1、提供档案材料的部门应在6月底前把材料准备好,提供给各系(院)集中整理;

  

2、专科毕业生档案必须有入学档案(高中、中专档案)、成绩

  

单、毕业生登记表、就业报到证副本、体检表;卫生类毕业生加装实习报告。

  

3、中专毕业生档案必须有入学档案(档案卡或学籍卡)、成绩

  

单、毕业生登记表、报到证副本。

  

4、三二转段毕业生档案必须有入学档案(档案卡或学籍卡)、成绩单、毕业生登记表、报到证副本、体检表;卫生类毕业生加装实习报告。

  

5、《毕业生登记表》的填写,要严格按照“填表说明”的要求填写,填表时间统一填为每年7月1日,在“学校组织意见”栏内盖系(院)党支部公章,最后到校企合作与就业指导中心盖章,再装入毕业生档案袋。

  

6、每届毕业生的档案袋编号由校企合作与就业指导中心统一编

  

制公布。

  

二、档案验收

  

1、毕业生离校前,各系(院)将集中整理好的毕业生档案转交校企合作与就业指导处验收。确实不合格的档案要报告不合格原因(缺少何种材料、是系部原因还是学生本人原因),不合格档案退回所在系(院)继续整理。

  

2、严格控制不合格档案数量。不合格档案超过3%的系(院)将在年终考评中适当扣分。

  

3、严格按照档案袋封面材料名称和顺序将袋内材料排序。

  

4、填写毕业生档案袋封面。在相应的位置填写“档案编号、姓名、性别、系、专业、生源地(具体到区县)”,并对照原始档案材料在“件数”栏内标明具体数量。

  

5、将学生档案材料装入对应的档案袋中,并再次核对,防止漏放、错放。

  

6、各系(院)将档案以附表中档案号按大中专分类分别排序。

  

三、档案的寄送

  

1、已签约的毕业生档案直接寄送至用人单位;

  

2、已签约,但用工单位不接收的档案可寄送至生源地人事部门,或由学生直接办理人事代理手续;

  

3、灵活就业或未就业的毕业生档案寄送至生源地人事部门,或由学生直接办理人事代理手续;

  

4、升学的毕业生档案由所在系(院)提供详细通信地址,由校企合作与就业指导中心统一寄发至录取学校;

  

5、报到期内,毕业生档案可以申请暂留系(院),也可以由学生直接办理人事代理手续;

  

6、除不合格档案外,毕业生档案不办理留校手续。

  

7、寄送回生源地的档案,由校企合作与就业指导中心统一按各生源地政策要求分装转递。

  

四、工作要求:

  

1、各系(院)上报毕业生档案时,需将《毕业生档案编号登记表》用A4纸打印一份,加盖系(院)公章,负责人在首页公章处签字,一并将电子表格报校企合作与就业指导中心;

  

2、档案袋书写要用黑色或蓝黑色钢笔或黑色中性笔,字体要公正、字迹清晰;

  

3、相关档案材料整理配档表见附件。未尽事宜另行通知。

  

五、该办法由校企合作与就业指导处负责解释。

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